La création d’une société ne s’arrête pas à la signature des statuts. Entre la prise de décision de s’associer et l’obtention du numéro SIREN qui confère à la société sa personnalité juridique, il existe plusieurs étapes distinctes, chacune soumise à ses propres règles. Mal les connaître peut engager la responsabilité personnelle des fondateurs pour des actes passés avant l’immatriculation, ou invalider des contrats conclus au nom d’une société qui n’existe pas encore légalement.
La procédure d’immatriculation a été profondément modernisée depuis le 1er janvier 2023 avec la mise en place du guichet unique électronique géré par l’INPI. Aujourd’hui, une seule démarche centralisée suffit à informer l’ensemble des administrations compétentes : INSEE, URSSAF, services des impôts. Encore faut-il comprendre ce qui se passe avant, pendant et après cette formalité.
Voici un guide structuré de l’ensemble du processus, de la période de formation à la réception de l’extrait d’immatriculation.
La société en formation : que se passe-t-il avant la signature des statuts ?
La période qui s’étend depuis la décision de créer une société jusqu’à la signature des statuts est ce que le droit appelle la phase de formation. Durant cette période, les futurs associés engagent souvent des dépenses et concluent des actes pour le compte de la future société : ouverture d’un compte bancaire, commande de matériel, signature de premiers contrats avec des clients ou des fournisseurs.
Le problème est que la société n’existe pas encore juridiquement. Ce sont donc les fondateurs qui sont personnellement engagés par ces actes. Pour que la société en reprenne automatiquement la charge à l’immatriculation, une condition impérative s’impose : chaque acte doit expressément mentionner qu’il est passé « par xx ou xxx (mettre le nom des fondateurs signataires) au nom et pour le compte de la société en formation ». À la signature des statuts, ces actes sont annexés et la reprise s’effectue automatiquement.
Erreur à ne pas faire : un fondateur qui conclut un contrat sans cette mention ne pourra pas ultérieurement faire reprendre cet engagement par la société. Il en restera personnellement responsable, même après l’immatriculation.
Entre la signature des statuts et l’immatriculation : une période intermédiaire à sécuriser
Une fois les statuts signés, la société est constituée mais pas encore immatriculée. Pour agir au nom de la société durant cette période, le fondateur doit disposer d’un mandat explicite des autres associés, prévu soit dans les statuts eux-mêmes, soit par acte séparé. Tous les actes conclus dans ce cadre seront intégrés au bilan de la société dès son immatriculation, sur la base d’une liste transmise à l’expert-comptable.
Cette étape est souvent négligée dans les créations rapides, ce qui peut générer des difficultés comptables et juridiques lors des premiers exercices.
Les formalités d’immatriculation : ce que prévoit la procédure
L’immatriculation suppose que plusieurs conditions préalables soient remplies. Les fondateurs doivent d’abord ouvrir un compte bancaire au nom de la société, sur lequel chaque associé effectuera un virement correspondant à son apport en numéraire. La banque remettra en contrepartie un certificat de dépositaire des fonds, document indispensable au dossier de constitution.
En parallèle, la création de la société doit faire l’objet d’une publication dans un journal d’annonces légales (JAL) habilité dans le département du siège social. Cette publication, dont le coût varie généralement entre 100 € et 300 € TTC, répond à une obligation légale de transparence de la vie des affaires. Les mentions obligatoires à y faire figurer sont listées à l’article R. 210-4 du Code de commerce.
Le guichet unique de l’INPI : une seule démarche pour toutes les administrations
Depuis le 1er janvier 2023, toutes les formalités de création, modification et cessation d’entreprise doivent être effectuées via le guichet électronique des formalités d’entreprises, opéré par l’INPI. Le dépôt du dossier complet — statuts signés, certificat du dépositaire, attestation de parution dans le JAL, pièces d’identité des dirigeants — déclenche l’immatriculation. Cette formalité entraîne un coût d’environ 50 € TTC.
À réception de l’extrait d’immatriculation, la société obtient son numéro SIREN (9 chiffres), identifiant unique de l’entreprise, distinct du numéro SIRET (14 chiffres) qui identifie chacun de ses établissements. L’information est automatiquement transmise à l’INSEE, aux organismes sociaux et au service des impôts compétent. Une seule démarche suffit.
Après l’immatriculation : qui peut engager la société ?
À compter de l’immatriculation, seul le dirigeant nommé et figurant sur l’extrait INPI est habilité à engager la société. Si un associé conclut un acte sans faire apparaître le nom et le numéro SIREN de la société, il sera personnellement engagé par cet acte — à moins qu’une décision expresse des associés ne vienne ratifier cet engagement a posteriori.
Conseil pratique : dès l’obtention de l’extrait d’immatriculation, veillez à mettre à jour tous les documents contractuels et commerciaux de la société avec ses identifiants officiels, et à informer les partenaires avec lesquels des actes ont été conclus durant la phase de formation.
Conclusion : une procédure désormais simplifiée, mais qui exige de la rigueur
La centralisation des formalités via le guichet unique a simplifié le processus d’immatriculation. Pour autant, la rigueur s’impose à chaque étape : mentions obligatoires lors des actes passés en formation, respect des délais de publication, complétude du dossier déposé. Une formalité mal réalisée peut retarder l’immatriculation et exposer les fondateurs à des risques personnels.
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